ボビーといっしょに

» 裏紙の管理 from (有)ロジカル・コミュニケーションのブログ
裏紙を利用している会社が多くなった。 仕事で会社を訪問しても気心のしれた会社だと、会議資料が裏紙で印刷されて配られたりする。 裏紙だとプリンターやコピー機が詰まったりすることがよくあるから、仕事の時間的効率と紙代、廃棄物となった紙の処理費用とを比較したらどちらが組織にとって良いのかな？と常々思う。 裏紙使用について管理された会社であれば、「外部資料には裏紙は使用しない」、「保存の必要な記録や文書には裏紙を使わない」、「重要度の高い資料は裏紙にせずシュレッター処理する」などのルールが決まっている。 会社として裏紙を使用する目的や裏紙使用のメリットとデメリットをちゃんと社員に伝えなければ、表面上はルールに従っていてもその理由がよくわかっていないとイレギュラーな状況が生じた時に変な事になっている。 今まで目にしたすごい例は、「裏紙が足りなくなったから裏紙を購入する」と言うものがあった。つまり、裏紙を使うことが目的となっていた。 その他には、会議資料であるから「外部資料」ではないとの担当者の判断だったのだろうけど、「役員の給与明細が印刷されている裏紙」が会議資料になってでてきたこともあった。もちろん、仕事で訪問している場合は「守秘義務」があるから実態として問題はないのだけど、「みんなはルールの目的を知っているのかなぁ」と思った。 先日、福岡県の自動車運転免許試験場で、県の交通安全協会の職員が1月のある日の免許更新講習中に誤ってアダルトビデオ（AV）を流していたことが分かったそうだ。 どうも原因は、免許更新者に訪問した方が予定より多く、会場数の分の講習用ビデオがなく、職員の手持ちのビデオにダビングして放映したところ、元のテープがAVで完全に上書きされず、その部分が放映されてしまったようだ。 なぜ免許更新者の予定人数がオーバーしたのかは報道からは定かではないが、 ?免許更新者の予測人数は妥当性があったのか？ ?会場の数の講習テープを何故用意しておかなかったのか？ ?ダビング用の新品のビデオテープは何故用意しなかったのか？ などが原因として考えられる。 時間に余裕があれば、ダビングした講習ビデオに異常がないことをチェックできたと思うが、もし時間が無かったのなら裏紙使用と同様に、例えば「ダビング用ビデオテープは新品テープのみとする」など明確にルールをきめておくべきだった、と思った。 [詳しくはこちら]